REGLEMENT

De uitleendienst van de directie Cultuur van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Loods nr. 19, Technologiestraat te 1082 Brussel, stelt binnen het Nederlandstalig, sport-, jeugd en sociaal-cultureel beleid in het Brussels hoofdstedelijk gewest, gratis sport- en spelmateriaal ter beschikking.
Deze uitleendienst wil bijdragen tot een optimale werking van de beoogde verenigingen, diensten en instellingen door een materiële ondersteuning bij de organisatie van initiatieven.
Het gebruik van de uitleendienst is beperkt tot: Brusselse Nederlandstalige sportverenigingen, jeugdverenigingen en sociaal-culturele verenigingen;
Sport- en spelinitiatieven met een Nederlandstalig karakter van de sportverenigingen, de jeugdverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, de gemeenschapscentra, de gemeenten en de Brusselse Nederlandstalige scholen.
Onder de ontlener wordt verstaan, iedereen die zich in naam en in opdracht van een organisatie aanmeldt voor het ontlenen van materialen en zich akkoord verklaart met deze regels en de uitleenvoorwaarden door het leenformulier te ondertekenen. Een model van het uitleenformulier wordt als annex bij dit reglement gevoegd en maakt er onlosmakelijk deel van uit. Het personeel van de uitleendienst kan de ontlener, vragen de nodige identificatie- en machtigingsdocumenten voor te leggen.
De aanvragen tot ontlening volgen de volgende procedure:

- de aanvraag gebeurt via het daartoe bestemd aanvraagformulier, gericht aan de uitleendienst sport en spel, Technologiestraat, loods nr. 19 te 1082 Brussel;
- deze aanvraag geschiedt maximum 2 maanden en minimum 2 weken vóór de aanvang van de activiteit;
- deze aanvraag vermeldt: de gegevens van de aanvrager, waaruit blijkt dat deze past in de voor waarden gesteld in de artikelen 1 en 2; een opsomming van de materialen die wensen geleend te worden; de periode waarvoor de lening aangevraagd wordt; de reden waarvoor de lening gevraagd wordt.
- binnen een week ontvangt de aanvrager een schriftelijke bevestiging; dit antwoord geeft de toelating tot lening en geeft aan voor welke materialen en voor welke periode de lening toegestaan wordt.
- materialen die een verzekering vereisen krijgen een definitieve toelating indien de aanvrager een bewijs voor legt waaruit blijkt dat het materiaal tijdens de lening verzekerd is tegen diefstal, verlies, schade of vernietiging;

De uitleendienst beschikt over een materiaallijst met de financiële tegenwaarde van elk artikel.
De lening is gratis en wordt toegestaan voor een periode van maximum 14 dagen; leningen voor meer dan 14 dagen, met een maximum uitleentermijn van 3 maanden, kunnen uitzonderlijk door de uitleendienst toegestaan worden; hiervoor zal de aanvrager bij voorbaat een schriftelijk en gemotiveerde vraag stellen.
Het afhalen van de materialen gebeurt uitsluitend en zonder uitzondering tijdens de openingsuren vermeld op het leenformulier en op het adres (artikel1.) van het administratiehuis.
De lener tekent bij het afhalen voor een goede ontvangst van de materialen.
Alle materialen dienen door de lener zelf afgehaald te worden, op eigen kosten en met aangepast vervoer.
De ontlening kan door de uitleendienst geweigerd worden indien de lener zich bij het afhalen aanbiedt zonder aangepast vervoer.
Tijdens de lening dient de aanvrager zich aan de volgende richtlijnen te houden:

- de geleende materialen worden behandeld met de zorgen van een goede huisvader;
- voor het gebruik van de materialen worden de verstrekte gebruiksaanwijzingen strikt gevolgd;
- in geen geval worden de geleende materialen overgedragen, uitgeleend of ter beschikking gesteld van derden;
- de geleende materialen mogen niet aangewend worden voor een activiteit dan degene die bij de aanvraag vermeld werd;
- indien de aanvrager tijdens de lening tekortkomingen bij het materiaal vaststelt, zullen deze bij inlevering gemeld worden.

Het niet naleven van deze regels geeft aanleiding tot uitsluiting van het gebruik van de uitleendienst. De uitleendienst beslist over de termijn van uitsluiting.
Tijdens de lening is de aanvrager volledig en onvervreemdbaar verantwoordelijk voor de geleende materialen; bij schade, diefstal, verlies of vernietiging volgt de aanvrager der volgende procedure:

- binnen de 24 uur (bij weekends/feestdagen 48 uur) wordt de uitleendienst telefonisch of via fax op de hoogte gebracht van de aard en van de problemen;
- daaropvolgend wordt er schriftelijk een omstandig verslag uitgebracht; uit dit verslag blijkt: de aard van de schade; de omstandigheden waarin de schade optrad.
Alle materialen dienen door de lener teruggebracht te worden op eigen kosten, op het adres vermeld onder artikel 1., met aangepast vervoer op de datum en uur zoals vastgesteld is op het uitleenformulier.
Indien de lener de materialen tweemaal te laat terugbrengt wordt hem voor één jaar het recht op ontlenen ontnomen.
Onder annulering wordt begrepen het opzeggen van een reservatie voor de leentermijn, vermeld op het leenformulier, begonnen is.
Een annulering dient minimum één week voorafgaand aan de termijn van de ontlening, zoals vastgelegd in het formulier, te gebeuren.
Indien een vorige ontlening door de lener niet volledig is afgehandeld, hetzij omdat het materiaal nog niet of volledig werd teruggebracht, hetzij omdat enige andere kost te laste van de lener nog niet werd vereffend, wordt geen nieuwe ontlening toegestaan, zelfs indien het materiaal volgens de bepalingen van dit reglement op zijn naam werd gereserveerd.
De lener dient de uitleendienst op de hoogte te brengen van alle tekortkomingen die bij het gebruik aan de materialen vastgesteld werden, zelfs indien de lener hiervoor niet verantwoordelijk zou zijn. Deze melding dient ten laatste te gebeuren bij het terugbrengen van de materialen.
Indien bij controle van de materialen door het personeel van de uitleendienst gelijk welk tevoren niet gekend defect of gelijk welk tevoren niet gekende tekortkoming wordt vastgesteld, zullen die beschouwd worden als te verhalen op de lener.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie zal de onkosten die voortvloeien uit de schade, de diefstal, het verlies of de vernietiging van de geleende materialen bij de aanvrager terugvorderen:

- bij schade zullen de herstellingskosten aangerekend worden;
- bij verlies, diefstal of vernietiging zal de prijs aangerekend worden die als tegenwaarde op de materialenlijst van de uitleendienst vermeld staat.

Deze terugvordering moet garanderen dat het patrimonium van de uitleendienst jeugd- sport van de Vlaamse Gemeenschapscommissie op korte termijn terug aangevuld wordt.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie zal uitsluitend in contact treden met de aanvrager, zelfs indien deze niet zelf voor de schade verantwoordelijk is.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de ontleende materialen.
Ieder geval van overmacht waardoor de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen gesteld worden, verbreekt de overeenkomst vastgelegd in het leenformulier.
Er kunnen in dit geval geen rechtsvorderingen of schade vergoedingen ten gunste van de lener ontstaan.
De lener waarborgt het recht om een vertegenwoordiger van de uitleendienst sport en spel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie gratis toegang te verschaffen tot de activiteit waarbij materialen gebruikt worden, teneinde de toepassing van dit reglement ter plaatse te verifiëren.
Alle wijzigingen betreffende leenperiode of materiaal, in de overeenkomst vastgelegd in het leenformulier dienen schriftelijk vastgelegd te worden, en ondertekend te worden door beide partijen. Enige andere wijziging wordt niet erkend. Telefonische wijzigingen, wijzigingen per fax of e-mail worden enkel aanvaard indien ze schriftelijk bevestigd worden door de lener.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is bevoegd de overeenkomst vastgelegd in het leenformulier zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te beëindigen indien blijkt dat één of meerdere verklaringen van de lener onvervulbaar of onjuist zijn.
Indien het materiaal uitgeleend wordt voor een activiteit met open karakter en waarvoor promotie wordt gemaakt, moet de aanvrager zowel op zijn promotiemateriaal als tijdens de activiteit de medewerking van de Vlaamse Gemeenschapscommissie vermelden.